GTD, или Говно Твои Дела

Вы не ошиблись, это очередной бесполезный пост про постылое GTD. Если вас уже тошнит от этого слова, дальше можно не читать :-) Ибо букв будет много.

Товарищ Аллен написал книгу, которая зацепила за живое самых разных людей.  Потому что все люди ленивы. А тут тебя весьма убедительно и без заклинаний учат решать любые вопросы, да ещё так, чтобы не затрахаться вусмерть.  Не удивительно, что идея GTD породила пожалуй рекордное количество софта из одной книги.

ОК, книга прочитана. Желание переделать всё хлещет через край.  Но вопросов, увы, больше чем ответов.  И вы начинаете свои первые кривые шажки по скользкой и извилистой гтд-шной дорожке.

Не буду перечислять сколько шишек было набито за 2.5 года после первого прочтения тогда ещё любительского перевода (который к слову, показался мне лучше “официального”, жаль теперь не могу его нагуглить). Пару раз всё уничтожалось и начиналось с нуля, но со временем я нащупал подход, о котором и хочу написать. В первую очередь для себя, ну и для друзей тоже можно. Как видите, я не стал миллионером и звездой, но, как выяснилось, после универа жизнь только начинается.

ВАРНИНГ: статья требует понимание основ.

Техника безопасности. Я уже  упомянул о шишках. Мне удалось обобщить и выделить трое граблей, на которых постоянно спотыкался. Книжное GTD их не решает (всё имхо):

1) В человеке есть рациональное и интуитивное начало. Почти все проекты понятно как делать. Но бывает, что зверски ломает. Это даже не лень, просто внутреннее неприятие, “не тот день” или “не созрел”. А он висит и капает на мозг, хотя уже давно не в инбоксе.

2) Человек всегда хочет в N раз больше, чем может. Когнитивный диссонанс между желаемым и настоящим порождает тоску, уныние и желание всё бросить.

3) Творческий таск слабо поддаётся менеджменту. Таск написать стихотворение ‘С новым годом’ практически обречён на провал. Можете создать контекст Вдохновение, но очень сомневаюсь, что он вам поможет.

Ладить с этими граблями я научился относительно недавно, за что отдельное спасибо техническому директору ****tics Володе Ляшкевичу.  Поэтому и расскажу о том, что не написано в книжке, на примере своих инструментов. Но, надеюсь что изложенные идеи помогут начинающим. Итак,

Я и GTD

Инструменты

1) Thinking Rock (далее – TR). Это неуклюжий кусок Java-говна, медленный и страшный (но весьма настраиваемый, если покопаться). Тем не менее тулов, которые отображают суть GTD точнее – просто не существует. А ещё он кросс-платформенный, работает под мак-осью и виндой. Онлайн приложения (Remember the Milk) отбросил сразу – не с нашим инетом. С покупкой MacBook-а возлагал большие надежды на Things, OmniFocus и др. Но тщетно – некоторых незаменимых (для меня) фич TR там тупо не оказалось (подпроекты, active/inactive действия). А жаль, красивые на вид штуковины.

2) Флэшка. На ней хранится конфиг TR, Reference файлы, а также батник к-рый бэкапит всё это счастье на веник (ну нет у нас нормального инета для дропбокса).

3) Google docs. Да, инет у нас дерьмовый. Но поскольку это место для “заповедника” (см. ниже), то лазить сюда слишком часто и не придётся. Есть инет на работе – достаточно, ещё и дома – вообще отлично. Можете юзать Excel, если у вас везде одна винда. Да хоть текстовые файлы, тут не критично.

Вот и всё! Ну понятное дело, я не пишу о почтовых клиентах, чатах и прочих калькуляторах. Это вы  и так знаете.

Метафора

Метафора – хороший способ донесения информации. Применю метафору компьютерную, чтобы никто, кроме девелоперов не догадался :-) Ниже указаны компьютерные и соотв. им GTD-шные (само собой, с нек-рой натяжкой).

1) комп: Требования к продуктам/проектам. Большие и малые, порождённые внутри и снаружи. Какие угодно.

GTD: Инбокс.

2) комп: прога, исполняемый файл в ПЗУ (может сами написали, но скорее всего слили из инета)

GTD: проект. Апрувнутый, хоть чуть-чуть обдуманный и подлежащий исполнению.

3) комп: архивные файлы. Желательно 7-zip в Ultra-сжатии и под паролем.

GTD: Someday/maybe. Я называю это “заповедник”

4) комп: оперативная память

GTD: список следующих действий. Святая святых, для краткости называю dashboard/дашборд.

5) комп: page file. Или swap file, то место куда ось сбрасывает неактивные страницы запущенных приложений (проектов) от чего они порой дико педалят.

GTD: Future projects. Вообще это не “книжное” понятие, но оно есть в TR и больше нигде не видел именно такой фичи.

Имплементация в TR

Предположим, вам настолько интересно, что вы дочитали и даже установили TR с Java-машиной. Тогда читайте дальше :-) Пройдёмся по экранам TR.

Topics/Contexts. В первую очередь настройте темы и контексты. Скажу по секрету – спустя два года я отказался от топиков и оставил везде топик None. Почему? Потому что строгая категоризация действительно нужна только на далёкое будущее. Подробности в “заповеднике”. Контексты оставьте, но не переборщите: “None”, “Город”, “Офис”, “Shopping”, “Люди”, “Квартира”, “Комп/инет” вполне достаточно для начала. Пробовал изворачиваться с другими Criteria (Time, Energy и т.д.) – фтопку. Все эти тэги элементарно впадлу ставить, и когда по ним фильтруешь, совсем не уверен, что видишь всё что хочешь.

Inbox/Process Thoughts. Первый экран – свалка всех сырых мыслей и поручений, второй – инструмент их перемалывания. Не позволяет переходить ко второй записи не обработав первую. Обожаю этот кран и запускаю с большим удовольствием :-) Инбокс стоит расчищать 1 или 2 раза в день, при регулярном применении это занимает считанные минуты, а иногда и секунды. Рекомендую разбирать в конце дня или с утра, если вчера не успели.

Projects/Actions. Пожалуй, самые важные экраны, к-рые делают GTD тем, что оно есть. Это дашборд, его иерархический и плоский вид. Действия, выполнение которых не должно вызывать у тебя сомнений. Всё, что здесь лежит, должно делаться в подходящем контексте не задумываясь. Это наверное самое важное, игнорирование этого правила приводит к тому, что дашборд засирается бесполезным говном и всё ваше горе-GTD выходит из строя. Обычно все кто пробовал GTD тем или иным способом, ломаются именно на этом месте.

Запомните – вписывая в дашборд заведомо некомфортную или слабовыполнимую на данный момент хуйню, вы не способствуете осуществлению своих планов, а тупо обманываете себя.  Короче говоря, если ты зыришь в дашборд и чувствуешь конкретное неприятие – то ты лошара, а не гтдшник :-)

Так что же писать в дашборд и в каких количествах? Харроший вопрос! Имхо, все действия дашборда должны иметь под собой хотя бы одну из следующих причин:

а) Fun. ты хочешь делать это, получишь от этого удовольствие и имеешь на это время и ресурсы в данный период (я знаю, все мы хотим трахнуть сисястую негритянку, но стоят ли усилия сомнительного результата? может лучше сразу заработать миллион и сгонять на Ямайку?) Примеры фана: планирование отпуска, запись альбома.  Как быть с творческим таском? Он ведь хреново планируется? Да. Но mahadeo: договориться заехать в Боровляны на вечер – просто и осуществимо, а там как попрёт.

б) Прикрытие жопы/Урывание халявы. Это когда есть угроза твоей физической/материальной безопасности  (откос от армии) или наоборот – светит халява, которую никак не хочется пропускать (возможность за копейки купить виллу в Черногории/Боровлянах). Несмотря на полярность, мотивация действует практически идентично и очень похожа на вкус.

в) Challenge. Переступание страхов, лени и комплексов. Это реально на тебя давит, ты чувствуешь себя говном, пока не сделаешь этого, хотя объективных причин торопиться вроде бы нет. Очень важная категория, в ней имхо содержится наибольший потенциал развития, т.к. осуществив пару тасков, переборов своё западло или страх, ты заимеешь шанс перевести целое дерево зависимых тасков в разряд фана. Варнинг! никогда не ставьте сюда слишком много задач, т.к. эта категория может приводить к большим стрессам (оправданным), вы рискуете впасть в депрессию, будете плохо спать и нифига не сделаете.  Я обжигался. Но и пустым его держать не стоит, иначе вы прожжете лучшие годы вечно попивая пиво с друзьями на концертах и работая работу (и так никогда не скажете тому гаду всё, что о нём думаете, не добъётесь той самой девушки и не напишите бестселлер).

г) Обязанности. Скучно, но есть вещи, которые мы просто делаем не думая, нравится нам это или нет. Потому что взяли на себя такие обязанности. Например работа. Ну или мытьё аквариума по субботам. Смело суйте в дэшбоард все что касается обязанностей по дому и работе на данный период.  Но не более. Если вы не привыкли мыть полы каждую неделю, то соотв. периодический таск в календаре вам никак не поможет, а только в очередной раз заставит почуствовать себя унылым говном :-)

Кроме того, опыт показал, что в дэшбоарде должно быть не более 20-30 действий. Что делать с кучей прекрасных и понятных фан- и challenge- проектов которые так и хотят поднять это число до 100 и выше? Ответ: перетаскивать во Future Projects / Someday – об этом ниже. Запомните простую истину – дашборд должен быть лёгким на подъем. В противном случае каждый отдельный таск начинает казаться ничтожным и бесполезным, вы уже не получите кайфа от отпуска или поездки, т.к. это время вы могли потратить на покупку колонок, езду на велике, тренировку, чтение познавательной и художественной литературы, посещение десятка концертов, свидание с девушкой, приготовление нового интересного блюда, написание рассказа/поэмы/песню, поход в баню, внедрение TDD на корпоративном уровне и т.д. Поверьте, это очень, очень простые действия. Но когда их тыща, и они все смотря на вас большими и честными глазами – кажется что всё бессмысленно. Я наступал на эти грабли почти 2 года и знаю, о чём говорю (привет Володе Ляшкевичу :-). Потому берегите размер вашего дашборда. С каждым вычеркнутым таском он должен заметно уменьшаться и радовать вас :-)

Боитесь, что упустите клёвый контекст, когда можно поставить 10 галочек за раз? Не бойтесь. Да, гитару можно купить при ближайшем походе в “Ригу”, но какой смысл, если играть вы на ней начнёте не раньше чем через год?

Delegated Actions. Это такой отдельный пункт в дашборде. Дела, исполнения которых вы ждёте от людей.  Это вообще моя любимая категория. Прекрасно, когда другие люди что-то делают в твоих интересах :-) Но их надо периодически пинговать и проверять.  Поэтому в delegated делах держите только то, выполнение чего вам действительно интересно в данный момент и ненавязчиво так тыкайте людей раз в неделю-две. Не засирайте этот список делами, которые могут ждать долго или вообще вечно. Саша должен вам 10 тысяч? Света должна отдать книжку? Вам это правда нужно через неделю? В большинстве случаев – нет. Во future projects/”заповедник”, с глаз долой, жалкие 10 тыр. с книжкой не заслуживают того, чтобы я вспоминал о них каждый день. Ирония судьбы в том, что эти таски чаще всего выполняются сами собой. Но не всегда. Т.е. пусть висит этот делегат далеко-далеко, и если Саша совсем охуел, то вы об этом вспомните на викли ревью. А сегодня – отдыхайте.

Future Projects. Отдельная вкладка Projects, обладает теми же возможностями, но действия из неё не отображаются в cписках Actions. Тот самый swap file, который позволяет держать дашборд тощим, и о котором не пишут в книже.  Это проекты (или их части), которые ты 100% апрувнул, но не приступил к ним или приостановил. Кстати, у действительно апрувнутых проектов есть только два пути – 1) сделать 2) забить и забыть. Это чертовски важно. Т.е. у вас должно быть твёрдое решение – я это пробую, и если мне это не катит, то выбрасываю из своей жизни к чёртовой матери. Если катит – делаю до конца. Как и в дашборде, сначало нужно решение, твёрдое как кирпич. Хз как это объяснить, думаю вы знаете. А когда нет этого чувства то любое GTD превращается в бесполезную писанину.
Резюме: это swap file, единственная цель которого – не перегружать вашу оперативку (помните про 20-30 действий?)

Someday/Maybe – использую как и Future Projects, но без планирования действий (т.е. тоже только апрувнутые дела), в основном я использую это под tickler – чтобы запись всплыла в инбоксе в нужную дату. Это может быть чей-то концерт через полгода, о котором ты хочешь вспомнить за 2 недели; напоминалка сменить блоки в водном фильтре через полгода и т.д. TR-овский someday в моей реализации не является классическим GTD-шным someday/maybe (заповедником). Заповедник требует подробной категоризации (а я уже писал, что TR-ные топики чаще мешают, чем помогают) и приносит больше пользы, если просматривать его не слишком часто, а на weekly review.

Reference Items – имхо, довольно бесполезная вещь, т.к. позволяет хранить только текстовые заметки, к-рые никак нельзя прикрепить к проекту. Можете совать туда цитаты самого себя или полезные, на ваш взгляд, мысли. У меня там обычно по 4-10 записей о жизни, которые хочется запомнить :-) Вообще для формирования своих убеждений и ценностей наверное нужны другие инструменты. А для настоящих Reference-ов (т.е. живых документов, страниц, видео/аудио-записей и т.д.) я использую файловую систему. Как хранить файлы – очень интимный вопрос, и пусть каждый решает его, как считает нужным. Если будет интересно, могу написать отдельный пост про то, как это голимо и неумело делаю я.

Окей. Если вы всё сделали правильно, то ваш рабочий инструмент (TR) должен стать похожим на универсальную адскую мясорубку. Дашбоард регулярно обновляется, вы время от времени лазите во Future Projects и переносите в оперативку новые вкусные куски (с удовольствием обнаруживая, что много там уже сделано или потеряло актуальность). А если что-то застряло и стоит на месте месяц и больше – перечитайте и постарайтесь понять, что именно не так. Или дополните, если я что-то пропустил.

Заповедник

Как я сказал, основной GTD инструмент должен быть мясорубкой.  Ничто не должно в нём висеть годами (tickler не в счёт). Возникает вопрос: а как же мечты, фантазии, романтика? Мой совет – держить их подальше от этого монстра.

Создайте себе заповедник своих мечт, желаний, а также более приземленных целей (но не апрувнутых и активных), подробно его категоризируйте и заходите туда погулять во время weekly review, как в беловежскую пущу. Помечтать и поиграть с воображением, ни к чему при этом себя не обязывая. Я выбрал для себя эксельные шиты на всевозможные темы и подтемы (куда съездить/сходить на выходных, где провести отпуск, что попробовать съесть/приготовить из еды, какие скилы интересно прокачать, книжки прочитать, музыку послушать и т.д. и т.п.) Самое важное, чтобы эти списки были полностью независимы от мясорубки (т.е. осознанно не являлись руководством к ближайшему действию) – это позволит фантазии разбушеваться в полную силу. Тут большое количество идей – скорее хорошо, чем плохо. И именно поэтому TR-ный Someday так неэффективен, т.к. путаешься, где есть принятое решение, а где полёты в облаках.

Вместо заключения

Про GTD столько всего понаписано, что со стороны может показаться, что люди маятся дурью, вместо того, чтобы заняться делом.  Возможно, так оно и есть, я не берусь судить, т.к. не стал суперменом. Теперь мне часто и самому так кажется, но это есть четвёртые, последние грабли, которые я называю “Синдром правильного GTD“. Он заключается в озарении: “Блин? Зачем я юзаю этот сраный GTD? Зачем трачу на него время? Ведь всё и так ясно!” Ну да, ясно :-) Но стоит лишь бросить – начинается хаос и развал. Проверено.

Хотя есть уникальные люди. Например, иногда мне кажется, что у моего брата и его жены GTD встроено в мозг и работает молниеносно. Особенно после его переезда в Калифорнию. Может это местный климат так влияет? :-)

Спасибо за внимание.

Tags: GTD, ThinkingRock